Guarda tus archivos en Google Drive

Para utilizar Google Drive solo necesitas tener una cuenta de correo Gmail. Selecciona la aplicación desde tu dispositivo (smartphone, tablet u ordenador), e inicia sesión con tu cuenta y tu contraseña.

Puedes acceder a la aplicación a través de tu navegador o bien utilizando la app correspondiente. Su logotipo tiene forma triangular y es de color verde, amarillo y azul.

Una vez hayas accedido a la plataforma,  ya estás listo para empezar a gestionar tus archivos desde la nube. Lo primero que te voy a explicar es cómo subir desde tu ordenador los archivos que necesites almacenar en ese espacio, que por cierto Drive lo denomina Mi unidad. Lo verás en la lista de nombres que figura a la izquierda. Es el primero.

No te sorprendas si al acceder a Drive ya tienes almacenados algunos archivos. Puede ser perfectamente posible. Has podido enviarlos allí sin darte cuenta al intentar descargar, en algún momento, algún archivo adjunto en el correo de Gmail, ya que el icono para guardarlo en Drive está junto al botón para descargar el archivo.

Si quieres subir archivos desde tu ordenador dirígete a la esquina superior izquierda de la ventana, verás el botón Nuevo, es de color azul. Una vez localizado selecciónalo. Se desplegará un menú. Elige la opción Subir archivo. Se abrirá una ventana que te permitirá elegir aquellos archivos que necesitas subir.

Puedes elegir varios a la vez, si no sabes cómo hacerlo consulta la entrada de este blog Cómo seleccionar varios archivos o carpetas. Seguidamente clica en el botón Abrir e inmediatamente tus archivos comenzarán a subirse a tu unidad de Drive. Podrás ver el proceso en la parte inferior derecha de la ventana.

¿Te ha resultado sencillo? o ¿te has perdido en algún paso? Si es así no lo dudes e inténtalo de nuevo, hasta que lo tengas claro. Si lo haces correctamente irás comprobando como tus archivos aparecen en la sección Mi unidad. Los tendrás ordenados alfabéticamente para que puedas encontrarlos mas fácilmente.

Tambien puedes subir carpetas, veras la opción debajo de la de Subir archivo en el botón Nuevo. Eso sí, deberás estar navegando con Google Chrome, de lo contrario esa opción no aparecerá. Ya ves, Google te bonifica de esta manera si usas sus programas.

Recuerda que en el correo electrónico no se pueden adjuntar carpetas a no ser que estén comprimidas, así que si subimos carpetas a Drive, luego las podemos compartir y solucionamos el problema.

Drive te permite mostrar los archivos en modo Vista de cuadrícula o en modo Vista de lista. Si necesites ver, en un solo vistazo, lo que contienen los archivos es más adecuado el primer modo. Se verán como pequeñas miniaturas.

Puedes pasar de un modo a otro con solo clicar en un botón que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana. Está junto a otro botón redondo que contiene  una i.

En la entrada de este blog Qué es Google Drive te explico cómo este servicio de almacenamiento en la nube permite, entre otras cosas, compartir cualquier archivo guardado que tengas en Mi unidad, por eso si alguien compartiera contigo desde Drive alguno, este se almacenaría en el apartado Compartido conmigo.

Así que no te extrañes si te empiezan a aparecer archivos en ese lugar. Es otra forma de guardarlos en Drive, pero estos no los subes tú, te los envían a ti. Después si lo deseas puedes pasarlos a Mi unidad.

Hay un botón especifico para eso, se llama Añadir a Mi unidad, aparece en la parte superior derecha de la ventana cuando seleccionas los archivos que deseas mover. Su icono es el logotipo de Drive con una pequeña cruz encima. Lo encontrarás sin dificultad.

Una tercera vía es utilizar Drive para hacer copias de seguridad de los archivos de forma rápida y automática y sincronizarlos con tu ordenador, cámara o tarjeta SD. Para ello tienes que descargarte desde Drive la herramienta Copia de seguridad y sincronización para Windows.

Se encuentra en el botón de Configuración que está situado en la esquina superior derecha de la ventana. Tiene la forma de una rueda de engranaje.

Una vez descargada e instalada la herramienta podrás subir y guardar en la nube archivos de cualquier carpeta de tu ordenador de sobremesa o portátil, y consultarlos desde tu teléfono o tablet con Google Drive. Os contaré cómo funciona más detalladamente en una próxima entrada.

Qué es Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamieto en la nube que fue introducido por la empresa Google en el año 2012. ¿Qué significa esto de almacenamiento en la nube? Significa que puedes subir y guardar en Internet los archivos que tu quieras en un espacio que te ofrecen empresas como Google. Que es de la que te voy a hablar en este artículo.

No solo puedes almacenar tus archivos, sino que puedes compartirlos e incluso crearlos, ya que a diferencia de otros servicios, Google Drive incluye aplicaciones de ofimática, que te permiten elaborar online, documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios.

No tienes por que limitarte solo a las aplicaciones de ofimática, puedes utilizar más aplicaciones para realizar otras tareas, tales como redactar notas, crear encuestas, diseñar gráficos, diagramas y mucho más.

También es una plataforma colaborativa y puedes trabajar conjuntamente con otras personas en tiempo real.

Como puedes ver tiene muchas posibilidades, y lo mejor de todo es que solo necesitas una cuenta de correo Gmail para poder utilizarla, y es gratuita. Si ya tienes esa cuenta solo tienes que iniciar sesión en la página de Google Drive como si fueras a acceder al correo y ¡listo!

Si aún no dispones de una cuenta de correo Gmail, necesitarás registrarte en la página web del servicio. No te preocupes, es muy fácil, solo tienes que rellenar un pequeño formulario y rellenar algunas casillas.

Después con esa cuenta de correo y la contraseña que tu hayas elegido al registrarte, ya podrás empezar a funcionar. Además no solo podrás acceder a Gmail o Drive sino al resto de productos y aplicaciones que tiene Google, que son unas cuantas.

Y lo mejor de todo, y que aún no te he dicho, es que puedes acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo (smartphone, tablet u ordenador), estés donde estés, porque dichos archivos están almacenados en Internet, en el espacio que Google te presta en sus ordenadores, y solo necesitas una cuenta de Gmail para tener acceso a ellos. ¡Así de fácil!

Es decir, imagínate la siguiente situación. Te vas de viaje y por comodidad no puedes o no quieres llevarte tu ordenador, pero allí en tu destino vas a necesitar unos documentos muy importantes que tienes almacenados en tu dispositivo. ¿Cómo lo solucionas?

Muy sencillo, accedes a Drive, los subes (puedes consultar la entrada de este blog Guarda tus archivos en Google Drive) y cuando te hagan falta, allá donde estés, solo tienes que disponer de un ordenador con conexión a Internet, accedes de nuevo a Drive y allí te los encontrarás.

Es más, si los modificas o incluso creas algún documento nuevo con las aplicaciones de ofimática en la nube que incluye Drive, cuando vuelvas a casa, allí los tendrás todos, con modificaciones incluídas. ¡Más cómodo imposible!

Como verás con esta herramienta no necesitas llevarte ni un pendrive con los documentos. ¿Para qué? Seguramente lo perderías y además correrías el peligro de infectarlo con algún virus peligroso que después pasarías a tu ordenador.

Puedes utilizar también esta aplicación para hacer copias de seguridad automáticas de tus datos, además está conectada directamente con Google Fotos, otro servicio en la nube de Google, pero solo para fotos y vídeos, muy interesante, al que puedes acceder también con una cuenta de correo de Gmail.

Por cierto, Drive te ofrece 15 GB de almacenamiento, repartidas con Gmail y Google Fotos, aunque por esta última no debes preocuparte, porque Google cuando sube las fotos y vídeos lo hace de manera que no ocupen espacio, así que ¡fenomenal!

¡Y todavía hay más!, ya que también te soluciona el engorroso problema de no poder enviar archivos por correo electrónico que superen la 25 MB, porque Drive cuando detecta que un archivo supera dicho límite, resuelve dicho problema compartiendo simplemente el enlace del archivo.

Además desde Gmail puedes guardar los archivos adjuntos que te lleguen al correo, con solo seleccionar el icono de Drive que aparece junto al botón de descargar. Esto es muy cómodo ya que a continuación, si lo deseas, puedes borrar los emails, y vas liberando la bandeja de entrada de correos que ya no vas a necesitar.

Si quisieras adquirir más almacenamiento para tu cuenta de Google Drive, puedes pasarte a otro plan, pero de pago claro. Actualmente tienen dos posibilidades: una de 100 GB con un coste de 1,99 € al mes y otra de 1 TB con un coste mensual de 9,99 €.

 

Comparte archivos grandes con WeTransfer

Hoy voy a hablaros de un servicio para compartir archivos grandes por Internet llamado WeTransfer. Su manejo es muy sencillo gracias a su diseño minimalista, y para utilizarlo no necesitas registrarte en ningún sitio.

Este servicio online te resuelve el eterno problema de no poder enviar archivos a través del correo electrónico cuando superan normalmente las 25 MB, como ocurre por ejemplo con Gmail o Outlook. No obstante desde hace un tiempo estos servicios tan populares ya ofrecen la posibilidad de utilizar sus servicios de almacenamiento en la nube como Drive o OneDrive respectivamente, para compartir archivos pesados. Puedes consultar en este blog  la entrada Qué es Google Drive.

WeTransfer en su versión Free o gratuita te permite enviar archivos de hasta 2 GB de tamaño y enviarlos a un máximo de 20 destinatarios. ¡Ah! y está en español. En la versión WeTransfer Plus se pueden hacer envíos de hasta 20 GB.

Los archivos, cuando los envías a través de esta herramienta, permanecen en los servidores de WeTransfer durante 7 días, que es el tiempo que tienen de margen los destinatarios para podérselos descargar desde el enlace que les llega a su correo.

Durante esos 7 días el destinatario tiene a su disposición esos archivos en los ordenadores de la plataforma WeTransfer, asi que si no deseas que nadie más acceda a ellos, debes tener cuidado de no compartir el enlace de descarga.

WeTransfer puede considerarse un servicio de almacenamiento en la nube en Internet, pero a diferencia de otros servicios tan conocidos como Drive, OneDrive o Dropbox, el usuario no puede acceder a sus archivos una vez subidos a la plataforma. Solo sirve para almacenarlos durante unos días mientras el destinatario se los descarga.

Cómo usar WeTransfer

Cuando accedas a la página de WeTransfer te encontrarás con los Términos y Condiciones, así como con la política de cookies. Haz clic en Acepto para continuar:

A continuación verás una nueva ventana donde deberás ir completando la información requerida:

Puedes completarla en el orden que quieras. Por ejemplo, si quieres empezar añadiendo los archivos que vas a enviar, tienes que seleccionar el botón azul Añade a tus archivos. Después localiza en tu ordenador los archivos que desees. En una sola operación puedes seleccionar varios, siempre y cuando no superen las 2 GB. Si no recuerdas cómo se hace, puedes consultar la entrada de este blog Cómo seleccionar varios archivos o carpetas.

Seguidamente introduce el email del destinatario. Puedes escribir hasta 20 direcciones de correo electrónico. En el apartado Tu email, añade tu dirección de correo de manera que el servicio de WeTransfer te avise cuándo se hayan descargado los archivos. Además tus destinatarios podrán ver que eres tú quien les realiza el envío.

Después de realizar este paso, el botón azul Transferir se encenderá. Si lo deseas puedes acompañar tu envío con un mensaje, pero no es necesario.

Para finalizar el proceso solo te queda seleccionar el botón Transferir.

Una vez subidos los archivos a los servidores de WeTransfer tus destinatarios recibirán en su bandeja de correo un email con el enlace de descarga de los archivos. En dicho email también se indicará la fecha limite para su descarga (7 días a contar a partir de la fecha de envío) y el número de archivos que son.

Cuando el destinatario seleccione dicho enlace de descarga, será redirigido a la página web de WeTransfer y alli podrá descargarse los archivos.

 

Esta plataforma también te ofrece la posibilidad de compartir, si así lo prefieres, el enlace de los archivos. WeTransfer te facilita dicho enlace y después tú solo tienes que copiarlo y pegarlo en aquel sitio dónde desees compartirlo.

Para ello selecciona un botón con tres puntos que verás en la parte inferior de la ventana. Al abrirlo te encontrarás con dos opciones de envío. La opción e-mail es la opción por defecto y que acabo de explicarte ahora mismo, y la opción enlace es la que tienes que marcar para obtener el enlace web de los archivos.

Cuando hayas elegido esa opción solo tienes que subir los archivos a la plataforma, seleccionar el botón Transferir y copiar el enlace de descarga. Después lo puedes pegar para compartirlo, por ejemplo, por correo electrónico o en las redes sociales.

Wetransfer no es el único servicio para compartir archivos grandes, existen otros servicios gratuitos de caracteristicas similares, como TransferNow o Takeafile pero que añaden otros pluses como tamaño ilimitado de archivo o protección con clave y que son también opciones muy interesantes.

WeTransfer es muy intuitivo y no creo que tengas muchos problemas a la hora de utilizarlo, no obstante si después de leer esta entrada sigues albergando dudas, puedes acceder a mi página de contacto o déjarme aquí tu comentario y te responderé en la mayor brevedad posible.

Configura tu bandeja de entrada en Gmail

Desde hace un tiempo el servicio de correo de Gmail te permite poner varias pestañas en la bandeja Recibidos para que puedas organizar tu correo dependiendo del tipo de remitente que te escriba, lo cual está muy bien, sobre todo porque te evita recibir junto con los mensajes de tus contactos, otro tipo de emails tales como notificaciones de las redes sociales o de publicidad.

Mucha gente se lleva una grata sorpresa cuando descubre que puede configurar de esta manera su bandeja de entrada, no obstante si todavía a estas alturas no has descubierto cómo añadir estas pestañas en tu correo de Gmail, aquí te lo voy a explicar en unos sencillos pasos. Basta con que accedas al botón de configuración de tu cuenta, que lo tienes situado en la parte superior derecha, se parece a una rueda de engranaje. Allí encontrarás en el menú que aparece, la opción Configurar bandeja de entrada.

Marca todas las casillas que aparecen y guarda los cambios.

Como habrás podido observar Gmail te muestra cinco pestañas diferentes para seleccionar. Y te preguntarás: ¿Qué tipo de mensajes se almacenan en cada una?

Bien, en principio los mensajes se clasifican, más o menos, según el criterio que te explico a continuación:

1.- Principal: Los mensajes personales, de amigos y familiares, de trabajo, es decir, de tus contactos más habituales, así como cualquier otro tipo de mensajes que no aparezcan en las otras pestañas.

2.- Promociones: Notificaciones de viajes, ofertas y otros correos electrónicos promocionales.

3.- Social: De las redes sociales, RSS de medios de comunicación, servicios de citas en línea, plataformas de juego, sitios para compartir archivos y otros sitios web sociales.

4.- Notificaciones: Actualizaciones sobre confirmaciones de suscripción, recibos, facturas, extractos de cuenta, declaraciones, etc.

5.- Foros: mensajes de grupos en línea, foros de discusión y listas de correo.

Decía más o menos ese criterio, porque a veces Google se equivoca y puede enviarnos un correo a la pestaña equivocada, pero no hay que echarse las manos a la cabeza, ya que podemos moverlo a la pestaña correcta haciendo clic sobre él con el botón derecho del ratón, y en el menú que se despliega basta con que elijamos la opción Mover a la pestaña, seleccionemos la correcta y problema resuelto.

Si eres de carácter intrépido también puedes arrastrar el mensaje directamente a la pestaña correspondiente. Cuando lo hagas, Gmail te preguntará si deseas etiquetar así los mensajes de ese remitente. ¡Tú decides!

Antes de terminar te voy a enseñar un truquillo. Si eres perezoso y siempre estás pensando cómo realizar tus tareas, buscando el atajo que te ahorre tiempo y trabajo, entonces puedes activar las pestañas desde un botón, en forma de cruz, que verás a continuación de la pestaña Foros. Si lo seleccionas, et voilà !, se abrirá la misma ventana que utilizaste en el método anterior y podrás seleccionar las pestañas que desees activar.

En esa misma ventana, justo debajo, a la izquierda, hay otra casilla, que si se deja activada, todos aquellos mensajes o conversaciones que marques como destacados en las pestañas Social, Promociones, Notificaciones, o Foro, también se verán en la pestaña Principal, y así no los perderás de vista.

¿Qué es un mensaje destacado? Un mensaje destacado, es aquel que por algún motivo consideras importante, y para poder hacerle un seguimiento, Gmail te deja destacarlo seleccionando un icono con forma de estrella amarilla, que está junto al mensaje.